Smart City Energy Jam - behind the Scenes

Dienstag, 07. November 2017

 

Die Pressemeldung gibt einen sehr guten Einblick in die Jam und was die Organisatoren und TeilnehmerInnen erlebt haben:

 

„Energie für Nürnbergs Zukunft gestalten“ - Unter diesem Motto fand am 17. und 18. Juli 2017 die erste „Smart City Energy Jam“ im Energie Campus Nürnberg statt. Knapp 40 Teilnehmerinnen und Teilnehmer experimentierten mit innovativen Lösungsansätzen für eine sichere, klimafreundliche und bezahlbare Energieversorgung in Nürnberg.”

 

Wir möchten hier einen Einblick geben, warum der Ablauf der Jam so war, wie er war und was bei einer solchen Veranstaltung im Hintergrund abläuft.

 

Grundprinzip einer Jam

Durch interdisziplinäre Teams werden neue Einsichten gewonnen und bessere Ideen generiert. Angesichts des Zeitdrucks sind bei einer Jam „unmögliche“ Fristen gesetzt, die Teilnehmer fokussiert und aufgefordert, „mit ihren Händen zu denken“. Es gibt keine langen Diskussionen, sondern Ideen werden durch Papier-Prototypen schnell erlebbar gemacht und überprüfbar.

 

Zur Veranschaulichung des Jam - Prozesses eignet sich das Bild eines „doppelten Diamanten“ (= double diamond). Dieser besteht aus zwei Phasen: Problem- und Lösungsraum. Beide Phasen sind jeweils gekennzeichnet von einem Weiten des Blickfeldes (Divergieren) und einem anschließenden Fokussieren des Blicks (Konvergieren), um auf diese Weise einerseits der großen Menge von Sichtweisen und Ideen Raum zu geben und andererseits am Ende trotzdem zu einer fassbaren Lösung zu kommen. Dabei bewegen wir uns nicht linear durch den Prozess, sondern springt je nach Ergebnis des einzelnen Schrittes zwischen den Phasen hin und her.

doublediamond.jpg

1. Der „Problemraum“, in dem es darum geht das Problem zunächst möglichst weit und umfassend zu verstehen, um es dann möglichst konkret und spezifisch zu formulieren. Bei der Smart City Energy Jam haben wir hierfür eine Themenausstellung aufgebaut, um die verschiedenen Aspekte der Energieversorgung aufzuzeigen. Durch eine Lego Serious Play Session tauschten sich die Jammer dann dazu interaktiv aus. Mittels ungeplanten Interviews auf dem AEG Gelände versuchten wir zusätzlich Meinung von Außen mit hineinzubringen. Daraus wurden dann verschiedene Fragestellungen (wir bezeichnen dies als Design Challenges) zur Ideenentwicklung am zweiten Jam-Tag abgeleitet.

2. Der „Lösungsraum“, in dem möglichst viele Lösungsansätze für das vorher definierte spezifische Problem aufgespürt und erlebbar (= testbar) gemacht werden, um dann eine konkrete Lösung umzusetzen. Die Ideenentwicklung, Auswahl und Umsetzung mittels Prototyping waren zentrale Elemente am zweiten Jam-Tag. Durch einen Street-Test wurden die gebauten Ideen schnell an potenziellen Nutzern getestet und danach weiter entwickelt. Zum Abschluss wurden zu den Ideen mögliche Geschäftsmodelle mit der Business Model Canvas Methode herausgearbeitet.

 

Die Vorbereitung

Die ersten Planungen für die Jam begannen bereits im Februar und wurden vorwiegend durch die Veranstalter (Siehe Pressemeldung) gemanagt.

 

Der wichtigste Aspekt daraus ist die Klärung des Ziels:

  • Vom Ziel hängt die benötigte Dauer eine Jam ab

  • Vom Ziel hängt die gewünschte Teilnehmerstruktur und entsprechend die Werbung ab

  • Vom Ziel hängt der Aufbau, die Methoden und sehr stark die Moderation ab

Insbesondere wenn es viele Beteiligte und Interessen - wie bei dieser Jam - gibt, ist es wichtig, früh einen gemeinsamen Nenner zu entwickeln. Andernfalls spüren dies später die TeilnehmerInnen.

 

Der Aufbau

Oft sind die räumlichen Verhältnisse eingeschränkt und man muss das beste daraus machen. Der Energie Campus Nürnberg bot uns hier sehr gute Bedingungen. Es war ausreichend Platz für sowohl einen Raum mit Arbeitstischen, einen Bereich für die Ausstellung aktueller Forschung und Fragestellungen, Platz für Gruppenübungen, einen Rückzugsraum mit Kicker und das obligatorische Buffet. Lediglich an Fläche für die Ergebnisse (Flipcharts/Poster) fehlte es etwas, so dass wir auch die Fenster benutzt haben.

 

Auch hier hängt die Gestaltung und das Ziel stark zusammen:

  • Wie ermögliche ich einen Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsformen?

  • Welche Gruppengröße plane ich?

  • Will ich eine gemütlich-harmonische Atmosphäre oder eine kreativ-verspielte Arbeitsumgebung?

  • Wie und wo platziere ich Material für die Teilnehmer?

  • Wo lagere ich benötigtes Moderationsmaterial?

 

Das Material und Essen

Das Material einer Jam muss anregend sein, es muss genug für alle und flexibel sein, damit die TeilnehmerInnen ihre Ideen realisieren können. Dabei sind viele kleine Entscheidungen zu treffen:

  • Was hat man vorbereitet, wo sollen die Teilnehmer eine eigene Struktur erarbeiten?

  • Was wird in Einzelarbeit gemacht, was in Gruppenarbeit?

  • Bekommen alle Gruppen identisches Material oder variiert man?

  • Gibt man Anleitungen mündlich oder schriftlich. Wenn schriftlich: Ausgedruckt, am Beamer oder am Flipchart?

  • Wenn Prototypen gebaut werden: Welche Größe legt man den Teilnehmern (auch durch das Material) nahe?

 

Jeder Host hat da seine eigenen Wünsche und Vorstellungen, aber es sollte klar sein, dass solche Entscheidungen die Dynamik der Gruppe und die Ergebnisse stark beeinflussen können.

Dieses Thema beschäftigte uns nicht nur im Vorfeld, sondern auch während der Jam gab es immer wieder Zeiten, in denen Dinge vorbereitet, weggeräumt, geordnet, an Flipcharts befestigt und Dinge ergänzt wurden - insbesondere dann, wenn die Teilnehmer gerade nicht anwesend waren.

 

Auf keinen Fall darf es Probleme bei der Essensversorgung geben. Wenn zu wenig, schlechtes oder auch nur zu spät das Essen bereit steht, kann die Stimmung einer Gruppe schnell kippen. Auch hier hat sich die vom Veranstalter organisierte Küche bei der Smart City Energy Jam mit einfacher aber qualitativ und quantitativ hochwertigen Produkten sehr gut gemacht.

 

 

Die Moderation

Eine gute Moderation auf einer Jam fühlt sich an wie ein Fluss. Als TeilnehmerIn merkt man sie kaum und wird immer dann gelenkt, wenn man sich gerade an einem Stein verhangen hat.

Soviel zur Theorie. In der Praxis hat man mit vielen Aspekten zu kämpfen:

  • Erklärt man sehr viel Theorie und geht auf das Big Picture ein, dann werden die TeilnehmerInnen zu verkopft und der Arbeits-, Energie und Ideenfluss kommt ins Stocken oder gar nicht erst auf. Gibt man nur konkrete Anweisungen, dann wirkt die Methodik beliebig und die Teilnehmer begreifen das “Warum” einer Übung nicht und können sich schlecht orientieren.

  • Erklärt man zu wenig, ist die Gefahr, dass manche Teilnehmer die Methoden falsch verstehen und sich in Sackgassen manövrieren. Erklärt man zu viel, ändert sich der Charakter in eine Vorlesung

  • Erklärt man an fachfremden Beispielen, kann die Übertragung Probleme bereiten. Nimmt man Beispiele aus der Domäne, ist die Gefahr, dass zu sehr über die Inhalte gesprochen wird, statt die Methodik zu verstehen.

  • Greift man bei einer Gruppe zu früh ein, wenn sie falsch abgebogen ist, dann fühlt sie sich gesteuert und nicht in Kontrolle des Prozesses. Greift man zu spät ein, dann kann bereits eine Frustration eingesetzt habe die schwer zu ändern ist.

 

Zwar haben wir uns im Vorfeld über die verschiedenen Methoden der Jam, den gewünschten Ergebnissen und dem Zusammenspiel Gedanken gemacht. Aber die Realität verläuft immer anders. Oftmals muss man den Zeitplan über den Haufen werfen, Übungen weglassen oder umgestalten. Die hohe Kunst ist es flexibel auf den Gruppenflow zu reagieren.

Bei dieser Jam hatten wir am Ende des ersten Tages Sorge, dass der Sprung aus dem Problemraum in den kreativen und insbesondere visionären Lösungsraum nicht gut gelingt. Daher haben wir die Moderation am Anfang darauf ausgerichtet und auch mit einem etwas provokanten Zukunftsvortrag versucht, die TeilnehmerInnen aus dem Alltag zu reißen. Letztendlich hat es sehr gut funktioniert -ob trotz oder wegen diesem Eingriff wissen wir nicht ;).

 

Die Interaktion

Gerade auch die Abstimmung zwischen den verschiedenen Hosts bei einer größeren Jam macht viel aus. Wenn diese nicht funktioniert, dann merken die TeilnehmerInnen das schnell: Erklärungen sind inkonsistent, Gruppen werden gar nicht oder zu viel betreut und die Übergänge zwischen den einzelnen Teilen wird kantig.

Obwohl wir vier Moderatoren in dieser Konstellation zum ersten mal zusammengearbeitet haben, lief dies aus unserer Sicht sehr flüssig ab. Ergänzungen bei der Moderation, kurze Absprachen über die nächsten Ansagen, Hinweise zum Zeitplan, Übergabe von Gruppen usw. funktionierten ziemlich rund. In vielen Fällen reichte ein Blick aus und selbst da wo unterschiedliche Auffassungen vorhanden waren, wurden diese geklärt, ohne dass die TeilnehmerInnen etwas davon mitbekommen haben dürften.

 

Der Abschluss

Als Fazit haben wir eine sehr erfolgreiche Jam. Viele sehr zufriedene Teilnehmer und auch für die Veranstalter sind die entstandenen Ideen und Vorschläge ein wichtiger Schritt in die Zukunft. Als Moderatoren haben wir (mal wieder) gesehen, wie wichtig eine gute Vorbereitung ist, damit man spontan entspannt reagieren kann.

Ein großer Dank geht an dieser Stelle an unsere Partner der openBIT Stephanie Krügel und Daniel Richter für die coole Zusammenarbeit, sowie die Veranstalter, insbesondere unseren unermüdlichen Ansprechpartner Peter Haas bei der Wirtschaftsförderung der Stadt Nürnberg ohne den diese Jam nicht funktioniert hätte!

 

Wir hoffen, dass das Format einer Design Jam sich analog zu Barcamp und Hackathons noch weiter etablieren wird und freuen uns schon darauf, die nächsten moderieren zu dürfen.